Theo đó, để tăng cường các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), cải thiện môi trường làm việc, từng bước hiện đại hóa nền hành chính; theo chức năng, nhiệm vụ được giao, Sở Thông tin và Truyền thông đề nghị các Sở, ban, ngành, đoàn thể của tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai một số nhiệm vụ ứng dụng CNTT thiết thực, hiệu quả trong công tác hành chính.

1. Sử dụng văn bản điện tử trong mọi hoạt động cơ quan, đơn vị

Các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố khi gửi văn bản trình UBND tỉnh để giải quyết công việc hoặc trao đổi văn bản với nhau phải tuân theo các quy định: Việc gửi/nhận hồ sơ giải quyết công việc, ngoài bộ hồ sơ giấy phải đính kèm file điện tử (tệp tin được soạn thảo hoặc số hóa trên máy vi tính) với toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan gửi qua họp thư điện tử công vụ của tỉnh trên hệ thống: mail.daklak.gov.vn đã được cấp cho các cơ quan, đơn vị. Những hồ sơ, tài liệu… để tham khảo phải gửi hoàn toàn dưới dạng điện tử. Các văn bản, tài liệu phục vụ họp của cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó phải gửi trước file điện tử đến các đơn vị, cá nhân dự họp ít nhất trước 01 ngày (24 giờ) hoặc đăng tải trên cổng/trang thông tin điện tử, đồng thời phải có thông báo rõ trong giấy mời họp, hạn chế tối đa việc in ra bản giấy để phát tại hội nghị. Các loại báo cáo kỳ hạn, biểu mẫu báo cáo, văn bản xin ý kiến góp ý, tài liệu tham khảo,… kèm theo văn bản triển khai phải đăng tải đầy đủ trên cổng/trang thông tin điện tử của đơn vị triển khai văn bản để các tổ chức, cá nhân truy cập sử dụng hoặc gửi hoàn toàn dưới dạng điện tử qua hệ thống email công vụ. Việc ban hành văn bản, chỉ gửi văn bản triển khai bằng giấy, các loại tài liệu đính kèm để tham khảo phải gửi hoàn toàn dưới dạng văn bản điện tử.

Các loại văn bản lưu hành nội bộ của các Sở, ban, ngành và UBND cấp huyện: Giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp cơ quan; văn bản xin góp ý; biểu mẫu, các loại báo cáo kỳ hạn, tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan… (trừ một số văn bản, tài liệu bắt buộc phải lưu hồ sơ bản chính) phải được xử lý hoàn toàn dưới dạng điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan.

Đến 01/6/2015, giảm tối đa những hồ sơ, tài liệu gửi kèm bằng giấy, nâng tỷ lệ văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử đạt trên 60% tổng số văn bản phát hành và văn bản thụ lý trong quá trình giải quyết công việc của từng cơ quan, đơn vị.

2. Cung cấp thông tin trên hệ thống cổng/trang thông tin điện tử

Phải đăng tải tất cả các loại văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành của cơ quan; văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; tất cả các loại biểu mẫu, tài liệu đính kèm theo công văn triển khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị để phục vụ cho việc truy cập và trao đổi văn bản điện tử thuận lợi. Tăng cường đăng tải thông tin trên cổng/trang thông tin điện tử của cơ quan; đồng thời thường xuyên kiểm tra, giám sát an toàn, an ninh thông tin mạng đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục và kịp thời báo cáo UBND tỉnh khi có sự cố xảy ra (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông). Đăng tải đầy đủ về hướng dẫn quy trình, thủ tục, biểu mẫu của hồ sơ giải quyết các dịch vụ hành chính công ở Mức độ 2 thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị trên trang thông tin điện tử.

3. Xử lý hồ sơ trên hệ thống “một cửa điện tử”

Các Sở, ban, ngành đã có hệ thống “Một cửa điện tử” và UBND các huyện thị xã, thành phố thúc đẩy việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính công trên hệ thống “Một cửa điện tử” nhằm từng bước hiện đại hóa hành chính, nâng cao năng lực phục vụ của cơ quan nhà nước đối với người dân và doanh nghiệp. Đến đầu quý III/2015 phải đạt tỷ lệ 80% trở lên các loại hồ sơ, thủ tục của công dân, doanh nghiệp, tổ chức được tiếp nhận, xử lý trên hệ thống “Một cửa điện tử”.