Theo quy định tại khoản 1 của các Điều 1, Điều 2 và Điều 5 Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương được ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ thì “Cơ chế một cửa là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước” và “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức”; đồng thời “Cơ chế một cửa được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các cơ quan quy định tại Điều 4 của Quy chế này”.

Như vậy có nghĩa là, tất cả thủ tục hành chính (TTHC) đều phải được thực hiện thông qua Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính, chứ không được thực hiện tại cơ quan chuyên môn trực tiếp xử lý TTHC. Thực vậy, hiện nay rất nhiều địa phương cũng đã ban hành các Quy chế thực hiện cơ chế một cửa theo đúng các quy định nêu trên; các cơ quan chức năng khi kiểm tra, giám sát cũng căn cứ vào các quy định này để yêu cầu cơ quan hành chính thực hiện nghiêm túc việc tiếp nhận và trả kết quả TTHC thông qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 

Theo quan sát, chúng tôi nhận thấy tại các sở, đơn vị cấp tỉnh và tại UBND cấp xã việc thực hiện TTHC thông qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đang được triển khai nghiêm túc, đạt được nhiều kết quả nhất định và được công dân, tổ chức đồng tình ủng hộ, vì TTHC được tiếp nhận và luân chuyển trong phạm vi khuôn viên của các cơ quan, đơn vị này.

Tuy nhiên, đối với cấp huyện, việc thực hiện TTHC thông qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện có những đặc thù và khó khăn nhất định; và trên thực tế không phải TTHC nào cũng được thực hiện thông qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Vì vậy, nếu cứ “cứng nhắc” thực hiện theo các quy định nêu trên và bắt buộc tất cả TTHC thuộc thẩm quyền thực hiện của UBND cấp huyện phải được thực hiện thông qua Bộ phận và tiếp nhận và trả kết quả sẽ không khả thi và không đạt hiệu quả cao, bởi lẽ:

Thứ nhất, nhiều phòng chuyên môn không nằm chung trong khuôn viên của UBND huyện. Do đó, nếu tiếp nhận ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện, thì cán bộ “một cửa” phải thực hiện luân chuyển cho các phòng chuyên môn ở ngoài khuôn viên UBND huyện để xử lý. Thời gian luân chuyên hồ sơ qua lại giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và phòng chuyên môn ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả giải quyết hồ sơ TTHC của công dân, tổ chức. Trên thực tế, một số cơ quan chuyên môn có khoảng cách xa với UBND huyện đã trực tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhằm tạo thuận lợi hơn cho công dân, nhưng việc linh động này đồng nghĩa với việc vi phạm Quy chế tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa được cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Thứ hai, tổng số TTHC được thực hiện tại cấp huyện hiện nay là khá lớn, bao gồm hơn 190 TTHC trong 13 lĩnh vực. Tuy nhiên, trên thực tế, chỉ có một số TTHC trong một số lĩnh vực có tần suất giao dịch nhiều với công dân, tổ chức được thực hiện qua Bộ phận “Một cửa”, chẳng hạn như: các thủ tục liên quan đến thay đổi, cải chính hộ tịch, đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, chứng thực (thuộc lĩnh vực Tư pháp); các thủ tục liên quan đến cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký biến động quyền sử dụng đất (thuộc lĩnh vực Tài nguyên và môi trường); thủ tục cấp giấy phép xây dựng (thuộc lĩnh vực xây dựng); thủ tục đăng ký hộ kinh doanh (thuộc lĩnh vực Tài chính - Kế hoạch). 

Thứ ba, tình hình thực hiện TTHC của các địa bàn huyện là không giống nhau, có nghĩa là một TTHC nào đó có thể có tần suất thực hiện nhiều tại địa bàn này, nhưng lại ít được thực hiện tại địa bàn khác; ngoài ra, các yếu tố con người, cơ sở vật chất của mỗi địa phương cũng rất khác nhau, thế nên nếu cứ áp dụng “một mẫu số chung” cho tất cả huyện phải thực hiện toàn bộ TTHC thông qua cơ chế một cửa của huyện là không khả thi và không hiệu quả.

Thứ tư, nhiều TTHC hiện nay được pháp luật cho phép trực tiếp tiếp nhận hồ sơ TTHC tại cơ quan chuyên môn, cụ thể như: tại khoản 1 Điều 15 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp có quy định “Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trực tiếp tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh”, hoặc nhiều TTHC có thể được thực hiện và trả ngay kết quả cho công dân, tổ chức (như thủ tục chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký) thì có nhất thiết cứ phải “đưa vào Bộ phận một cửa” không? 

Chúng tôi cho rằng không nhất thiết phải như thế, vì suy cho cùng thì yêu cầu quan trọng nhất trong thực hiện TTHC là phải đảm bảo công khai, minh bạch và hướng tới phục vụ tối đa lợi ích cho công dân, chứ không phải là TTHC đó được thực hiện thông qua Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hay trực tiếp tại cơ quan chuyên môn. Tất nhiên, chúng tôi không phủ nhận những mặt tích cực đã đạt được khi thực hiện TTHC thông qua Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của huyện. Như đã phân tích trên đây, thì không phải TTHC nào thực hiện qua Bộ phận này cũng đạt hiệu quả cao và trên thực tế yêu cầu toàn bộ TTHC thực hiện thông qua Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của huyện là không khả thi

Theo quan điểm của chúng tôi, nếu TTHC nào đó không đủ điều kiện thuận lợi để thực hiện thông qua Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của huyện, thì cần được khuyến khích, tạo điều kiện để thực hiện tại cơ quan chuyên môn. Vấn đề đặt ra là các  cơ quan chuyên môn phải tổ chức thực hiện sao cho vẫn đảm bảo tính công khai, minh bạch và thuận lợi nhất cho công dân, tổ chức. 

Để cơ chế một cửa tại cấp huyện phát huy hiệu quả cao, thiết nghĩ các cơ quan chức năng cần sửa đổi lại cơ chế thực hiện một cửa tại cấp huyện theo hướng: cho phép UBND cấp huyện chủ động xác định và lựa chọn những TTHC nào có tần suất thực hiện nhiều, liên quan mật thiết đến đời sống của công dân, tổ chức và thuận tiện trong việc thực hiện để ưu tiên thực hiện thông qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện, còn TTHC nào có tần suất thực hiện ít hơn hoặc nếu thực hiện tại cơ quan chuyên môn sẽ thuận tiện hơn cho công dân thì có thể được thực hiện trực tiếp tại cơ quan này cho phù hợp và đảm bảo tính khả thi. Tuy nhiên, điều kiện đặt ra là, UBND huyện phải đăng ký với cơ quan quản lý cấp trên (có thể là cơ quan kiểm soát TTHC hoặc Sở Nội vụ) về Danh mục TTHC được thực hiện tại Bộ phận bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của huyện để công khai và làm cơ sở kiểm tra, giám sát việc thực hiện. UBND cấp huyện phải chịu trách nhiệm nếu các TTHC được lựa chọn, đăng ký nhưng không được thực hiện nghiêm túc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của huyện. Các TTHC còn lại được thực hiện trực tiếp tại cơ quan chuyên môn nhưng phải đảm bảo quy trình tiếp nhận công khai, minh bạch và đảm bảo tối đa quyền lợi của công dân, tổ chức theo quy định.

                    Hoàng Trọng Hùng, Trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính