Thời gian qua, ngành Tư pháp tỉnh Đắk Lắk đã phối hợp với Công an tỉnh hoàn thành việc phân loại đối với 4 loại sổ là sổ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi. Các Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk đang tập trung nhập 2.100.100 dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file Excel mẫu và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư  đạt 84,5%. Phấn đấu mục tiêu đến hết tháng 9 năm 2024, tỉnh Đắk Lắk sẽ hoàn thành việc số hoá sổ hộ tịch.

Cổng Thông tin điện tử tỉnh đã có cuộc phỏng vấn bà Lê Thị Thanh Thủy – Phó Giám đốc Sở Tư pháp về tiến độ triển khai.

Bà Lê Thị Thanh Thủy – Phó Giám đốc Sở Tư pháp trả lời phỏng vấn

Biên tập viên: Xin bà cho biết, tiến độ thực hiện số hóa hộ tịch đến nay trên địa bàn tỉnh?

Bà Lê Thị Thanh Thủy: Thực hiện Kế hoạch số 15/KH-UBND ngày 26/01/2024 của UBND tỉnh về số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh, với vai trò là cơ quan được UBND tỉnh giao hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện của các cơ quan, đơn vị có liên quan Sở Tư pháp đã ban hành nhiều văn bản đề nghị, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai đúng tiến độ; và định kỳ hàng tháng, Sở Tư pháp thực hiện báo cáo để UBND tỉnh nắm bắt tình hình, tiến độ, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện để có chỉ đạo kịp thời.

Công an tỉnh và Sở Tư pháp đã thiết lập nhóm zalo “số hóa 04 loại sổ hộ tịch” (https://zalo.me/g/gxnmcz345) để các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh, giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong thực hiện.

Công an tỉnh, Sở Tư pháp, UBND 15 huyện, thị xã, thành phố đã ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch theo quy định; 184 UBND xã, phường, thị trấn đã thành lập Tổ công tác nhập dữ liệu theo quy định.

Kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao theo Kế hoạch số 15/KH-UBND của UBND tỉnh đối với 04 loại sổ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi của UBND cấp xã:

Đối với nhiệm vụ “Hoàn thành việc nhập dữ liệu của 04 loại sổ này trên Phần mềm dân cư; scan/chụp các trường hợp đăng ký hộ tịch”: Tính đến nay, cán bộ tư pháp các cấp đã nhập liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đạt 84,5% ; đã số hóa xong 46.360 trường hợp (2,21%)

Từ tháng 6/2024 trở đi đề nghị Bộ Công an và Bộ Tư pháp phối hợp chuyển hóa dữ liệu đã nhập trên Phần mềm dân cư vào Phần mềm hộ tịch; sau đó đính file scan, lưu chính thức trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, hoàn thành việc số hóa. Các loại sổ còn lại của UBND cấp xã, sổ đăng ký hộ tịch tại UBND cấp huyện, Sở Tư pháp. Đến hết tháng 6/2024 hoàn thành việc scan, đặt tên, lưu file, nhập liệu. Đến hết tháng 9/2024, dữ liệu lưu chính thức trên CSDL hộ tịch điện tử, hoàn thành việc số hóa.

Biên tập viên:  Trong quá trình thực hiện số hoá hộ tịch trên địa bàn tỉnh còn gặp một số khó khăn nào thưa bà?

Bà Lê Thị Thanh Thủy : Theo thống kê của Sở Tư pháp Đắk Lắk, đến nay toàn tỉnh việc scan/chụp các trang sổ hộ tịch gốc để thực hiện số hóa hộ tịch mới chỉ thực hiện đạt 2,3% . Trong quá trình thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào phần mềm hiện nay còn gặp khó khăn do phải số hóa bằng phương pháp thủ công trong một thời gian ngắn nên cần huy động một lực lượng lớn nhân lực để thực hiện.

Về thời gian, theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, UBND các cấp có trách nhiệm triển khai số hoá sổ hộ tịch và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, hoàn thành sổ hoá sổ hộ tịch trước ngày 01/01/2025.

Người dân làm thủ tục hành chính tại Sở Tư pháp - Ảnh minh họa

Tuy nhiên, vì một số lý do khách quan, đến ngày 26/01/2024, Kế hoạch số 15/KH-UBND mới được ban hành – như vậy, toàn tỉnh chỉ có thời hạn chưa đến 01 năm để hoàn thành việc số hoá sổ hộ tịch.

Về nhân lực, vì số lượng dữ liệu phải số hoá rất lớn, nhất là ở cấp xã nhưng hiện nay phần lớn UBND cấp xã chỉ bố trí được 01 công chức tư pháp – hộ tịch, vừa trực tiếp trực tại Bộ phận 01 cửa để giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, vừa đảm nhiệm tất cả các lĩnh vực khác của công tác tư pháp (tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; chuẩn tiếp cận pháp luật trong xây dựng nông thôn mới; hòa giải ở cơ sở; quản lý xử lý vi phạm hành chính, theo dõi thi hành pháp luật…) thường xuyên biến động, định kỳ chuyển đổi vị trí công tác; tại các Phòng Tư pháp thì công chức vừa kiêm nhiệm hộ tịch, chứng thực, vừa kiêm nhiệm các lĩnh vực công tác khác. Điều này tạo áp lực rất lớn cho cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ số hoá sổ hộ tịch.

Về vật chất, máy tính để sử dụng cho việc thực hiện số hóa còn hạn chế (nếu nhập dữ liệu trên nền CSDLQGVDC thì các máy vi tính này phải được Công an tỉnh cài phần mềm nghiệp vụ của Cục C06 - Bộ Công an để đảm bảo an toàn nên thường sử dụng máy bên Công an nhưng bên ngành Công an còn phải giải quyết công việc chuyên môn).

Về chuyên môn, dữ liệu hộ tịch trước đây thiếu thông tin, chữ viết không rõ ràng; Trường hợp sai tên của cha, mẹ trong khai sinh và hiện nay có trường hợp cha, mẹ đã chết không còn giấy tờ gốc ...Một số sổ bị hư hỏng, rách nát, nhiều trang bị bỏ trống, ghi thông tin không đầy đủ, bị trùng thông tin; Các xã sử dụng sổ cho nhiều năm, nhưng số đăng ký trong năm mới không bắt đầu từ số 01 mà sử dụng số thứ tự tiếp theo của năm trước đó; Một số sổ hộ tịch trước đây 1995, 1996, 1997, 1998 ghi thông tin không đầy đủ (thiếu thông tin về người mẹ hoặc cha, thiếu thông tin quê quán, thiếu thông tin về người ký giấy khai sinh….), một số trường hợp bị tẩy xóa thông tin cá nhân, cũng có nhiều trường hợp trùng số không thể nhập liệu được. CSDLQGVDC và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch không ổn định.

Theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn số hóa hộ tịch thì mỗi trường hợp đã được đăng ký trong Sổ hộ tịch gốc phải được scan hoặc chụp thành một file riêng, có dung lượng không quá 100kb, tuy nhiên, sổ hộ tịch năm 2006 là Sổ lớn, trong 01 trang có 04 trường hợp, thậm chí có sổ hơn 30 trường hợp.

Quá trình nhập dữ liệu hộ tịch trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có sự khác nhau giữa dữ liệu hộ tịch với dữ liệu dân cư như họ, chữ đệm, tên hoặc ngày, tháng, năm sinh của cá nhân trên sổ hộ tịch, phần mềm hộ tịch không trùng với dữ liệu dân cư.

Về kinh phí, khó khăn nhất trong thời gian đầu cũng như hiện nay, một số địa phương chưa bố trí kinh phí để thực hiện nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch. UBND tỉnh đã có Công văn số 2866/UBND-NC ngày 21/3/2024 đề nghị UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo phòng Tài chính – Kế hoạch tham mưu bố trí kinh phí thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo quy định.

Biên tập viên: Thưa bà, để bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch đạt chất lượng, hiệu quả và kịp tiến độ đề ra, Sở Tư pháp đề ra những giải pháp trọng tâm nào?

Bà Lê Thị Thanh Thủy : Sở Tư pháp tiếp tục nắm bắt tình hình, kịp thời hướng dẫn các địa phương tháo gỡ các khó khăn vướng mắc có liên quan.

Công an tỉnh tiếp tục quan tâm chỉ đạo Công an cấp xã đẩy nhanh tiến độ nhập dữ liệu lên CSDLQGVDC đảm bảo hoàn thành trong tháng 5/2024; đề nghị hoặc tham mưu UBND tỉnh đề nghị với Bộ Công an phối hợp Bộ Tư pháp chuyển tải dữ liệu vào Phần mềm đăng ký hộ tịch để ngành Tư pháp hoàn thành việc số hóa theo Kế hoạch của UBND tỉnh đã đề ra.

Và một giải pháp nữa, và cũng được xem là giải pháp trọng tâm nhất đó là UBND các huyện, thị xã, thành phố phải tăng cường và thường xuyên kiểm tra, nắm bắt tình hình, chủ động giải quyết những khó khăn, vướng mắc thuộc thẩm quyền phát sinh tại địa phương để đẩy mạnh tiến độ thực hiện nhằm đảm bảo hoàn thành số hóa sổ hộ tịch trong năm 2024 theo Kế hoạch của UBND tỉnh. Các địa phương có tỷ lệ thực hiện thấp (như: thành phố Buôn Ma Thuột, Lắk, Buôn Đôn, Ea Kar, Ea Súp, Krông Búk) cần có biện pháp cụ thể, quyết liệt hơn để đảm bảo nâng cao tỷ lệ nhập liệu và hoàn thành số hóa đảm bảo tiến độ theo yêu cầu.

Để bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch đạt chất lượng và kịp tiến độ đề ra, Sở Tư pháp Đắk Lắk tiếp tục phối hợp với các cơ quan, ban, ngành, địa phương đẩy mạnh cập nhật, số hóa dữ liệu hộ tịch nhằm hoàn thiện dữ liệu dân cư bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống”. Từ đó góp phần hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và các nhiệm vụ của Đề án 06 về phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ việc chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030.

 Xin cám ơn bà!

Kim Bảo thực hiện.