UBND Thành phố Buôn Ma Thuột cho biết, từ năm 2019 tại các đơn vị trực thuộc sẽ triển khai giai đoạn 1 số hóa tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý.

Người dân giao dịch tại Bộ phận 1 cửa UBND thành phố Buôn Ma Thuột (Ảnh minh họa)

Hiện tại, UBND thành phố Buôn Ma Thuột đã đầu tư mua sắm trang thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác số hóa tài liệu, nhập cơ sở dữ liệu.

Trong đó, phần mềm lưu trữ được xây dựng với đầy đủ các thông tin, tính năng về nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Quản lý thông tin về người phụ trách, người làm lưu trữ của từng cơ quan; quản lý toàn bộ thông tin về tài liệu, về diện tích, trang thiết bị trong kho lưu trữ; tất cả các văn bản sẽ được quét, đính kèm file lên Phần mềm lưu trữ và quản lý theo từng văn bản, từng hồ sơ, từng phông; hỗ trợ thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; quản lý việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhập, xuất tài liệu trong kho lưu trữ; kết xuất thông tin về tài liệu, trang thiết bị trong kho; mục lục văn bản của từng hồ sơ, mục lục hồ sơ của từng phông lưu trữ, danh mục tài liệu hết giá trị, danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn, danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn; sổ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, sổ nhập, sổ xuất tài liệu; tìm kiếm theo văn bản, hồ sơ…

Việc chuyển đổi khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dạng file điện tử giúp cho quá trình khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc… phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - văn hóa - xã hội của thành phố.

Theo lộ trình, việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ giấy trên địa bàn TP. Buôn Ma Thuột sẽ được thực hiện làm 3 giai đoạn, giai đoạn đầu vào năm 2019, giai đoạn 2 vào năm 2020 và giai đoạn 3 vào năm 2021.