Với quyết tâm nỗ lực chuyển mình mạnh mẽ, xã Hòa Sơn đã tập trung rút ngắn thời gian, đơn giản hóa những quy trình hành chính rườm rà, ách tắc thành nhiều mô hình cải cách hành chính phục vụ người dân nhanh chóng và hiệu quả. Với hàng loạt sáng kiến đột phá, chính quyền địa phương không chỉ xử lý hơn 1.600 hồ sơ chỉ trong hơn một tháng mà còn củng cố vững chắc niềm tin của người dân vào bộ máy hành chính công.

Sáng kiến "Xác nhận tập thể" giảm tải gánh nặng thủ tục

Ngay sau khi bộ máy mới được thành lập, UBND xã đã xây dựng sáng kiến nổi bật nhất chính là phương pháp “Xác nhận tập thể”. Thay vì bắt phụ huynh phải đi chứng thực riêng lẻ sổ hộ nghèo để làm chế độ cho học sinh, nhà trường chỉ cần nộp bản photo. Sau đó, trường sẽ lập danh sách gửi về xã để xã tiến hành xác nhận bằng văn bản có dấu đỏ.

Bí thư xã Hòa Sơn Lâm Thanh Tùng thăm hỏi người dân làm thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công

Tương tự, khi nhà mạng VNPT cần xác nhận danh sách hộ nghèo để cấp Wi-Fi miễn phí, xã cũng làm việc trực tiếp để xác nhận chính sách tập thể. Cách làm này đã giúp giảm tải đáng kể cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ, đồng thời mang lại sự thuận tiện tối đa cho người dân.

Tăng cường nhân sự cho lĩnh vực quá tải

Lãnh đạo UBND xã Hòa Sơn cho biết, bên cạnh việc cải cách quy trình, xã Hòa Sơn cũng chú trọng nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ qua các đợt tập huấn nghiệp vụ, chuyên đề. Đối với thủ tục đất đai, cán bộ được yêu cầu phải nắm vững và nghiên cứu sâu các quy định mới để hướng dẫn và giải quyết hồ sơ một cách nhanh chóng.

Đoàn công tác của Tỉnh ủy thăm UBND xã Hòa Sơn

Để chấm dứt tình trạng dồn ứ, ùn tắc hồ sơ trong công tác hộ tịch, một lĩnh vực thường xuyên quá tải, xã đã mạnh dạn tăng cường nhân sự từ 2 lên 4 người. Việc bổ sung nhân sự đã giúp xử lý các thủ tục nhanh hơn. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa Trung tâm hành chính công và các bộ phận chuyên môn được xem là “chìa khóa” để tránh ách tắc, giúp giải quyết kịp thời cho nhân dân.

Mô hình “Thứ năm - Ngày không hẹn”

Bên cạnh các sáng kiến về rút ngắn thủ tục hành chính, UBND xã còn thực hiện  mô hình “Thứ năm - Ngày không hẹn”. Mô hình này được thực hiện vào thứ Năm hàng tuần tại Trung tâm dịch vụ hành chính công xã Hòa Sơn. Dành cho các cá nhân và tổ chức có nhu cầu thực hiện các thủ tục như đăng ký khai sinh, cấp trích lục bản sao, đăng ký kết hôn không có xác minh, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, và đăng ký khai tử không có xác minh. Nếu hồ sơ hợp lệ, người dân nộp trực tiếp tại trung tâm hoặc qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính sẽ được tiếp nhận và giải quyết ngay trong ngày.

Cán bộ xã Hòa Sơn hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tuyến

Theo đánh giá của UBND xã, với những giải pháp đồng bộ và khoa học, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Hòa Sơn đang hoạt động rất hiệu quả. Dù phải tiếp nhận và giải quyết khoảng 1.400 hồ sơ mỗi tháng, trung tâm vẫn đảm bảo xử lý thông suốt. Sự thay đổi tích cực này đã nhận được nhiều lời khen ngợi từ người dân.

Một người dân địa phương, anh Nguyễn Phong, chia sẻ: "Việc đi làm giấy tờ ở xã trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều. Thay vì phải chờ đợi hoặc đi lại nhiều lần, giờ mọi thứ được giải quyết gọn gàng. Tôi rất mừng vì những cải cách này".

Những nỗ lực này không chỉ giúp giảm tải công việc mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của chính quyền, lấy sự hài lòng của người dân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ. Mô hình của xã Hòa Sơn là một ví dụ điển hình về cải cách thủ tục hành chính, mang lại hiệu quả thiết thực và củng cố niềm tin của người dân vào chính quyền, là một mô hình đáng để các địa phương khác học hỏi và nhân rộng

Để củng cố niềm tin nơi người dân, Chủ tịch UBND xã Hòa Sơn, ông Huỳnh Viết Trung, cho biết các lĩnh vực như chứng thực, đất đai và hộ tịch thường xuyên gây ách tắc. Để giải quyết dứt điểm vấn đề này, xã đã áp dụng những phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả. Cơ sở vật chất cũng được trang bị đầy đủ với máy bốc số, phần mềm xếp hàng tự động, máy tính tra cứu thông tin, máy in và máy scan, tuân thủ Nghị định118/2025/NĐ-CP.

Việc giải quyết các thủ tục hành chính luôn được thực hiện một cách kịp thời, nhanh chóng, đúng pháp luật và không phát sinh thêm chi phí ngoài quy định. Việc phối hợp nhịp nhàng giữa trung tâm và các bộ phận chuyên môn cũng được coi là "chìa khóa" giúp giải quyết hồ sơ kịp thời cho người dân.